Globales HR Management

June 10, 2014  |   Posted by :   |   Globale Lösungen für die Personalwirtschaft

Strategien für globales HR Management

Laut Studien von Gartner sollen bis 2015 75 Prozent der Neu-Umsätze im HR-Bereich auf Cloud-Lösungen entfallen. In der HR-Cloud werden vor allem so genannte High-Value Prozesse angeboten, die es ermöglichen sollten, die Unternehmensstrategie besser zu unterstützen. Dazu gehören zum Beispiel Prozesse aus dem Talent Management und neue Themen wie  „Strategic Workforce Planning“.

1.      Schritt – die Grundlagen schaffen

Globale Standardisierung der HR Terminologien und Basisdaten ist für eine erfolgreiche Umsetzung der High-Value Prozesse von größter Bedeutung, und zwar unabhängig von der Art der Lösung – Cloud oder On-Premise. Erfahrungsgemäß haben Unternehmen, die keine standardisierte und harmonisierte HR Plattform haben, Schwierigkeiten, die neuen HR Prozesse kosteneffektiv und schnell aufzusetzen. Inkonsistente, nicht vergleichbare und redundante Daten machen es besonders schwierig, die notwendige Datenqualität und Compliance (z.B. SoX, GxP) sicherzustellen.

Die Basis, die für alle weiteren Prozesse vorhanden sein sollte, beinhaltet die Organisationsstruktur und einheitliche (Core-)Personalstammdaten. Eine konsolidierte, und vor Allem global akzeptierte Organisationsstruktur ist für alle HR Prozesse die Basis, sie ist im Idealfall schon etabliert und für den Benutzer durch verschiedene Self Services transparent. Dadurch kann die notwendige Datenqualität sichergestellt werden. Wenn sensitive Mitarbeiterdaten anhand der Berichtslinien für Manager sichtbar werden z.B. durch Succession Management, Vergütungsplanung oder Performance Management, ist das Vertrauen in die Korrektheit der Basisdaten unabdingbar.

Abhängig davon, welche weiteren Prozesse aufgesetzt werden sollen, sind zusätzliche weltweit harmonisierte Daten sinnvoll. Dazu gehören vor Allem ein globaler Jobkatalog und harmonisierte  Qualifikationen (für Strategic Workforce Planning, Recruitment, Goal-Management, etc.). Falls Vergütungsdaten benötigt werden (Reporting, Enterprise Compensation Planning), können sogar einheitliche Lohnarten, bzw. Lohnartenkategorien sinnvoll sein.

2.      Schritt – in welche Richtung geht es weiter?

Ob ein Unternehmen sich für Cloud-Anwendungen oder für On-Premise entscheidet, oder eine Mischung aus beiden haben möchte, ist eine wichtige Entscheidung und hängt von vielen Faktoren ab.

Richtung Himmel

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen „klein oder groß“ ist, sobald neue Prozesse zum ersten Mal aufgesetzt werden sollen und man schnell und kostengünstig Ergebnisse sehen möchte, sind Cloud- Lösungen basierend auf SucccessFactors Employee-Central sicherlich eine sinnvolle Alternative. Sie sind schneller zu implementieren, weil die Prozesse bis zu einem gewissen Grad vordefiniert sind. Dadurch wird eine schnelle Akzeptanz erzielt, komplexe (oder komplizierte) Anpassungen sind oft nicht notwendig.

Orchestrated oder Hybrid Solutions

Die meisten Unternehmen, die schon signifikante ERP Investitionen im Bereich HR getätigt haben und / oder „gewachsene“ Prozesse bereits etabliert haben, werden nicht so ohne weiteres komplett auf out-of-the-box Cloud-Solutions umsteigen können oder wollen. Vorhandene Basisfunktionen, wie zum Beispiel das Organisationsmanagement, möglicherweise Payroll oder Time Management könnten als gut etablierte Anwendungen auch langfristig als On-Premise Lösung bleiben. Somit würden die Cloud-Anwendungen in Koexistenz (hybrid) mit On-Premise Lösungen genutzt werden (auch ´Orchestrated Solutions´ genannt). In diesem Fall muss die Integration von Cloud- und nicht Cloud basierten Prozessen und Lösungen besonders intelligent gestaltet sein.

Die folgenden Themen wollen gut überlegt sein:

  • Synchronisierung der Daten:

Welche Daten werden wie häufig zwischen den beiden Welten übertragen? Es gibt Standardlösungen, um On-Premise –Daten in die Cloud zu übertragen; hier ist vor Allem die Erweiterbarkeit gefragt, um den Umfang der Daten den Anforderungen des Unternehmens entsprechend zu erweitern. Sollte also beispielsweise das Performance Management in der Cloud stattfinden, werden diese Informationen sicherlich auch für verschiedene andere Prozesse benötigt, die möglicherweise On-Premise sind, z.B. die Vergütungsplanung oder das Succession Management.

  • Datenhoheit:

Hier ist zu entscheiden, welche Daten auf welcher Plattform und von wem gepflegt werden. Inkonsistenzen werden somit vermieden, die Datenqualität steigt und Redundanzen werden so weit wie möglich minimiert.

  • Eindeutigkeit:

Bevor ein neuer Prozess etabliert wird, muss überlegt werden, welche Plattform die Beste ist.  Parallellösungen müssen vermieden werden, um die Kosten im vereinbarten Rahmen zu halten.

  • Benutzerfreundlichkeit:

Für den zukünftigen Anwender ist es nicht wichtig, auf welcher Plattform der jeweilige Prozess „abgewickelt“ wird, Er darf nicht merken, ob eine Anwendung in der Cloud läuft oder On-Premise – Navigation, Design und „Handhabung“ müssen harmonisch wirken und lückenlos funktionieren. Und das gilt selbstverständlich auch unabhängig davon, ob der Anwender seine Prozesse mobil oder „stationär“ durchführen möchte.

  • Auswertbarkeit:

Wo findet die konsolidierte Berichterstattung statt: im SAP Business Warehouse als On-Premise –Lösung oder in SuccessFactors Workforce Analytics in der Cloud?

(K)ein Fall für Cloud?

Sensitive Personalprozesse, wie z.B. Payroll, Zeitwirtschaft, Compensation Management, werden von der HR-Abteilung eher nicht als Cloud-Anwendungen gesehen. Hier sind vor allem die strengen Europäischen Arbeitnehmerschutzrechte, das EU-Datenschutzrecht und die Belange der Mitbestimmung von Beginn an zu berücksichtigen. Gleiches gilt für die länderspezifischen Änderungen im Bereich der Steuer und Sozialversicherung, die normalerweise jährlich stattfinden und die zeitnah umzusetzen sind. Aber auch hier gilt das bereits oben Gesagte, je komplexer und komplizierter der Prozess, desto eher wird sich ein Unternehmen für die on-Premise Lösung entscheiden.

3.      Schritt – Welten verbinden

 Für welche Kombination auch immer aus Cloud und nicht Cloud basierte Lösungen sich HR entscheidet, der Bedarf für Konsolidierung bleibt. Das Unternehmen muss gesteuert werden, nicht nur die HR-Funktion. Damit sind HR Daten nicht nur für die HR Organisation relevant, sondern werden auch beispielweise für Finanzprozesse benötigt (Budgetierung, Kostenplanung, Kosten / Umsatzanalysen).

Sicherlich benötigt HR für eine umfassende Berichterstattung und Analyse Daten aus anderen Unternehmensfunktionen, darüber hinaus in Zukunft auch vermehrt von externen Anbietern (demografischer Wandel, Vergütungsvergleichsdaten, Bildungsdaten, etc.). Nur ein Unternehmen, welches rechtzeitig über diese zukünftigen Anforderungen nachdenkt, kann die richtigen Entscheidungen entsprechend vorbereiten.

Die HR-Funktion wird in Zukunft eine deutlich größere Bedeutung im Unternehmen bekommen, Prozessstandardisierung und Harmonisierung auf globaler Basis werden den notwendigen Mehrwert schaffen. Das gelingt aber nur, wenn alle Parteien dahinter stehen und das Committment des Top-Managements vorhanden ist. Ansonsten wird die „social collaboration“ nicht reibungslos laufen und es entstehen Lücken und Brüche im Prozess. In solchen Momenten ist es essentiell wichtig, dass ein Vorstand klare Worte findet. Global einheitliche Prozesse und Informationen sind immanent wichtig – ohne diese Basis kann das Unternehmen letztendlich nicht ohne Transparenz gesteuert werden.

Kopf in der Cloud, Beine auf dem Boden

Selbst wenn man den Kopf in der Cloud hat, lohnt es sich, mit beiden Beinen auf dem Boden zu bleiben. Wichtig ist es, den richtigen, erfahrenen Beratungspartner zu finden, um die optimale HR-System- und Servicestrategie zu definieren. Erst nachdem die HR-Prozesslandschaft gemeinsam definiert wurde, kann die Auswahl der zukünftigen HR-Systemplattform getroffen werden. Und hier sind, wie oben beschrieben, tatsächlich alle Varianten denkbar und möglich.