Arbeitnehmerdatenschutz – Ihr Thema?

Bei der Berücksichtigung des Arbeitnehmerdatenschutzes ist es die Pflicht eines jeden Unternehmens, dafür Sorge zu tragen, dass der Rechtsanspruch des Einzelnen auf Schutz seiner  personenbezogenen Daten erfüllt wird. Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt zusammen mit den Datenschutzgesetzen der Länder und anderen bereichsspezifischen Regelungen den Umgang mit personenbezogenen Daten, die in Informations- und Kommunikationssystemen oder manuell verarbeitet werden (…).

Es setzt die Datenschutzrichtlinie (Richtlinie 95/46/EG) um. (Auszug aus Wikipedia)

Die Herausforderung:

In Ihrem SAP ERP HCM System speichern und verarbeiten Sie zum Zweck der Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses eine Vielzahl an personenbezogenen Daten. Personenbezogen sind alle diese Daten deshalb, da sie über die Bewerber- bzw. die Personalnummer immer eindeutig einer bestimmten oder bestimmbaren Person zugeordnet werden  können.

Was aber geschieht mit diesen Daten, wenn die Zweckbindung nicht mehr gegeben und gleichzeitig die gesetzlich oder betrieblich vorgeschriebene Aufbewahrungszeit verstrichen ist? Mit welchen organisatorischen und vor Allem mit welchen technischen Maßnahmen können diese Daten vernichtet, also irreversibel gelöscht werden?

Die Lösung:

Die SAP hat basierend auf dem ILM (Information LifeCycle Management) im HCM-Umfeld zu ERP 6.0 EhP 4 ein Werkzeug entwickelt, das Ihnen die technische Möglichkeit gibt, personenbezogene Daten datenschutzkonform unwiederbringlich zu löschen.

Der Kivala-HR Integrity-Service unterstützt Sie umfassend bei der Einführung des HCM Information LifeCycle Managements (ILM) zum datenschutzkonformen Löschen bzw. Vernichten von personenbezogenen Daten, das heißt:

  • Entwicklung einer ganzheitlichen Lösung zur Umsetzung gesetzlicher (z.B. §§ 20, 35 BDSG) und betrieblicher Anforderungen
  • Erstellung bzw. Ergänzung der vorgeschriebenen Dokumentationen (z.B. Verfahrensverzeichnis)
  • Umfangreiche Systemanalyse zur Bestimmung der relevanten ILM-Objekte
  • Definition und Festlegung der fachlichen und technischen Löschkonzepte
  • Allgemeine Grundsätze und Empfehlungen für den Umgang mit ILM-Regelwerken und -Regeln
  • Implementierung der HCM-spezifischen Funktionen des Information LifeCycle Managements (ILM)
  • Definition eines Berechtigungskonzepts für die Datenvernichtung im HR
  • Bereitstellung von Lösungen im Rahmen der Beantwortung von Auskunftsersuchen
  • Umsetzung wesentlicher Testverfahren
  • Bestimmung und Etablierung der organisatorischen Abläufe zur Gewährung der implementierten Regeln

Hier finden Sie unseren Flyer Kivala-HR Information Lifecycle zum Download!